企业商标档案管理系统必不可缺

    ■马丽华

    问：我公司的商标被别人抢注了，有关代理机构让提供相关证据，我们也不知道什么证据有用，请问企业日常工作中应该注意收集哪些相关商标的证据？

    答：可以说，企业任何的商标行为，商标档案是基础，也就是企业的商标证据。商标被驳回了需要提供证据；商标异议和无效要提交证据；商标被撤销了更需要提供使用证据。但是在以往代理的案件中，企业虽是有一些证据，可是绝大多数的证据是无效的，以此导致企业应有的利益就很难得到保证，失去了市场、失去了品牌。什么样的证据才是有效的？无论是什么类型的证据、哪个主体的证据，只要是有关商标的证据，都需满足5个条件：（1）能够显示出使用的商标标志；（2）能够显示出商标使用的商品或服务项目；能够显示出商标的使用主体，既包括商标权利人自己，也包括商标权利人许可的他人。（3）能够证明许可使用关系的存在；（4）能够显示商标使用的时间；（5）能够证明商标使用的地域范围。只有这样的证据才能起到证明作用。企业应建立健全商标档案管理制度，设定存档范围、设定管理岗位和借阅制度等。企业的商标管理部门应做好商标档案审核工作，以避免企业因此遭受的损失。

    商标的档案应包括企业商标命名档案、商标注册档案、商标管理档案、商标使用档案、荣誉档案、竞争对手档案、商标侵权档案和商标财务档案。

    商标命名档案是指商标起名、设计以及确定过程中形成的档案。包括商标命名方案、商标含义、商标设计草图、商标委托外部机构设计的委托合同以及来往邮件、商标首次使用的证明资料（时间、地域、产品、销售发票）等。

    商标注册档案是指企业为获商标专用权，在商标注册过程中形成的档案。包括所有官方文件、申请文件、证据材料等。

    商标管理档案是指对商标专用权保护和日常管理活动中形成的档案。包括：商标转让、许可、海关备案等官方文件；行政投诉、民事起诉等资料；公司内部商标事项通告书等等。

    商标使用档案是指企业在经营过程中形成使用商标而形成的档案。包括商标宣传资料、商标广告资料和商标销售资料。商标宣传资料是指企业在宣传产品和自身形象的经营行为中形成的资料，包括企宣资料、领导视察资料、赞助活动资料、展会展览资料等等；商标广告资料是指公司在平面、电视、广播、户外、卖场等媒介中投放的广告证明资料，包括广告合同、发票、广告样本等等。商标销售资料是指公司通过专卖店、商超卖场、工程、电子商务等渠道进行销售的证明材料，包括销售合同、发票、订单等等。

    荣誉档案是指企业在经营过程中因产品质量、信誉和知名度所取得的商标荣誉及公司荣誉等证明材料，包括著名商标、消费者满意/信赖品牌、行业排名证书、品牌销量证明、创新企业奖、获得的省市级以上荣誉奖项等。

    竞争对手档案是指行业竞争对手的与商标有关的信息，包括商标注册情况、销售网络、对本公司的侵权记录、产品照片、经营场所照片、宣传资料等等。

    商标侵权档案是指侵犯企业商标专用权的信息记录，包括侵权企业详细背景资料、侵权产品照片或样品、侵权销售合同及销售发票、侵权案件处罚资料；行政处罚书、判决书、和解书等等。

    商标财务档案包括历年财务分析报告、审计报告、销售发票、广告发票、销售额及利润、广告费、产值、产量以及利润等。

    企业商标负责人经常会碰到商标档案需要时无从找起、收集材料时各个部门不予配合、案件上报期限紧张、证据材料分散在全国各地无法收集等种种困难。一套科学的商标管理系统是企业商标负责人不可缺少的助手，能够帮助企业解决以上种种问题。

    （作者系北京集佳知识产权代理有限公司资深知识产权顾问）