会议的立项与实施方案

    ■张凡

    商业性会议项目的立项，包括设计名称与议程、商请合作伙伴与特邀嘉宾、明确与会者来源、确定举办地点与时间、编制财务预算、组建工作团队等具体内容。

    在商业性会议项目中，论坛式会议新项目的立项是较为复杂的。但企业年会市场可观。近10年来，跨国企业来华举办年会逐年增多，会议规模越来越大；国内越来越重视年会，举办年会的水平明显提高。

    由于企业年会的主办方没有获取营业收入、赚取利润的需要，所以立项相对简单。企业年会的举办时间固定，因企业财年的划分，跨国公司年会一般在年中举办，国内企业一般在年末或年初举办。

    企业年会也有内外结合的，如苹果、谷歌每年举办的“全球开发者大会”。但此类会议是“会销”性质的会议，非严格的企业内部会议。这种会议项目的立项与操作，与论坛式会议相像，流程相对复杂。

    会议名称是会议主题与服务对象的高度慨括，是会议品牌的符号与象征，是主办方对会议项目施行经营管理的内容之一。

    会议的名称同样有全称和简称之分。如“夏季达沃斯年会”的正式名称是“世界经济论坛新领军者年会”，由于冬季在瑞士达沃斯小镇召开的“世界经济论坛”已被舆论界称为“达沃斯论坛”，虽然“世界经济论坛”的创始人施瓦布把夏季在中国召开的会议名称定为“世界经济论坛新领军者年会”，但舆论界在惯性思维作用下仍将此会议与“达沃斯论坛”联系起来，称之为“夏季达沃斯年会”。由此可见，无论是冬季在瑞士召开的“世界经济论坛”，还是夏季在中国召开的“世界经济论坛新领军者年会”，“世界经济论坛”的正式名称都不如“达沃斯论坛”或“达沃斯年会”这样的简称来得响亮，更易为公众接受。

    目前，负责审批国际会议的政府部门主要是外交部、教育部、科技部和财政部。其中，财政部参与审批，是因为许多国际会议的举办经费来自财政开支。经常举办国际会议的大型、知名学术机构如中国科学院、国家重点高校等，也按政府部门的要求，制定了审批国际会议的相应制度。

    寻求赞助，是运营商业性会议的重要内容之一。为有效寻求商业赞助，会议主办方一般在项目启动前设计商业赞助方案，并将其纳入项目营销与销售业务中。

    确定会议地点与时间

    会议的举办地，一般选择在城市或风景区。也有选择在企业召开的，但企业所在地基本是在城市或邻靠城市的地方。还有安排在旅途中的。如1985年9月由中国经济体制改革委员会、中国社科院、世界银行驻京办事处联合召开的“宏观经济国际管理讨论会”，就安排在新下水的“巴山号”游轮上举行。会议在长江上自重庆至武汉共开了6天，国内外知名经济学家共60余人与会。这就是中国经济体制改革史上十分著名的“巴山轮会议”。

    选择会议场所是会议经营的重要环节，其重要性如同展会选择展馆一样。需要考察两个方面：

    一是会议室。既要看会议室的数量与容量能否满足需要（如会议的人数规模是500人，召开全体大会需要有容纳500人的会议室；如分组会议的人数规模50至200人不等，则需要可以同时开会的不同容量的会议室若干间），也要看会议室的施设配置能否满足需要（如会议室的桌椅、灯光、音响、投影仪甚至讲台/舞台、无线通信环境的配置情况）。

    二是酒店。因会议室一般设置于酒店，故考察酒店与考察会议室应一并进行。酒店的考察主要看服务标准（是星级酒店还是普通的商务酒店）、客房间数（标准间、大床房间或套间数）、餐饮形式与标准（自助餐或桌餐，消费价位）等。酒店的性价比是否合理，与会者入住是否安全、舒适，国际会议还要考虑能否满足境外与会者入住的特殊要求，这些都是主办方考察的重点。

    此外，会议项目团队是执行会议组织实施方案的团队，是主办方可以自行配置和掌控的资源（人力资源），是主办方实现立项意图诸多因素中最具活力和影响力的因素。

    因此，对于主办方而言，素质良好的项目团队是会议获得成功的关键所在。

    编制会议项目财务预算及组织实施

    会议营业收入基本由注册费收入、赞助费收入和其它收入三部分组成。

    在没有大额商业赞助或政府补贴的情况下，注册费就是商业性会议项目的主要收入来源。

    会议注册费俗称“会务费”，是报名参加会议的与会者，根据会议主办方规定的标准在会前交付的款项。商业性会议或以商业化方式操作的官方会议，会议主办方或承办方都会向报名的与会者收取注册费。

    主办方设定注册费收费标准，一般是参照“三个水平”，即：参照同档次会议的收费水平，参照举办地的消费水平和参照接待会议的酒店/会议场所的价格水平。举办多届的会议，通常会沿袭以往的注册费收费标准。

    测算注册费收入总额，就是在明确收费标准的基础上测算与会人数（指缴付注册费的与会者）规模。测算与会人数规模，须同时考虑租赁的会议室容量，以及酒店接待住宿、聚餐的能力，而不能不顾客观条件一味求大。有经验的主办方一般不会高估与会的人数规模，而会选择相对保守的指标。

    商业赞助是会议营业收入中的重要来源，也是衡量会议项目是否具有市场影响力的标志之一。但在会议财务预算中，尤其是在品牌培育阶段的会议项目，主办方往往不会将此收入作为主要收入来源。

    会议的其它收入，包括国际组织补贴、政府补贴、主办方中介服务的收入（如收取酒店住房费的返佣）。

    会议的营业成本主要由经营性成本和管理性成本两部分构成。其中，经营性成本是主办方用于经营会议项目的直接费用，一般包括宣传推广费、会议室租金及服务费、会期费用、嘉宾出场费、商请冠名的单位收取的主办费、营业税费等；管理性成本是会议主办方用于管理会议项目的费用，一般包括差旅费、业务招待费、销售佣金等。

    在会议营业成本中，会议室租赁及服务费、嘉宾出场费一般占50%左右。

    在会议项目的财务预算表中，会议的营业利润不是指主办方获取的“净利润”（“纯利润”），而是“毛利润”。

    这是因为主办方经营会议还有许多成本并未计于其内，如办公室租金及其办公费，项目团队成员的工资及其社会保险费等。因此，主办方经营会议项目所获得的“毛利润”，在摊销了这些成本以及依法缴纳了企业所得税之后，如有盈余才算最终获得了“净利润”（“纯利润”）。

    对于新的会议项目，尤其是资源配置较为复杂的新项目，有的主办方会制定经营管理意见，以利统筹立项。这种经营管理工作意见可以是文本的，也可以是主办方决策层和项目团队通过会议达成的。许多主办方包括跨国会议公司，直接将立项列入经营计划，通过细分内容，明确完成时间和责任人，以表格化形式展现主办方关于目标和进度的控制性要求。